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Parfois, nous recherchons des astuces et des fonctionnalités pour faire les choses plus rapidement. Mais il arrive aussi que l’on veuille simplement les améliorer. Nous allons examiner ici plusieurs fonctionnalités de Google Documents qui peuvent améliorer vos documents.

1. Utiliser des tableaux pour structurer le texte

Certains textes ont leur place dans un paragraphe, d’autres dans une liste et d’autres encore dans un tableau. Vous pouvez facilement insérer un tableau dans Google Documents et même consulter l’un des modèles utiles.

Par exemple, les informations sont présentées ici sous forme de liste, ce qui est très bien. Mais un tableau leur donnerait un aspect plus net et plus clair.

Texte dans une liste à puces dans Google Documents

Sélectionnez l’onglet Insertion, passez au tableau, puis choisissez le nombre de colonnes et de lignes. Lorsque le tableau apparaît, insérez-y vos données.

Options de taille de tableau dans le menu Insertion

Vous pouvez formater la police du tableau avec du gras ou de la couleur, trier le tableau pour en faciliter l’affichage et réorganiser les lignes et les colonnes si vous souhaitez afficher les données différemment. Ainsi, non seulement le tableau est joli, mais la manipulation du texte est simple.

Tableau inséré dans Google Docs

Google Docs propose également quelques modèles de tableaux. Vous pouvez en utiliser un pour la feuille de route du produit, le suivi des révisions, les actifs du projet ou le suivi du contenu du lancement. Chaque modèle comporte des rubriques et des listes déroulantes permettant d’inclure facilement les données dont vous avez besoin. Mais bien sûr, vous pouvez modifier le modèle pour l’adapter à vos besoins.

Si vous souhaitez utiliser un modèle, allez dans Insertion et passez à Tableau > Modèles de tableau pour afficher les options.

Modèles de tableau dans Google Documents

Choisissez celui qui vous convient et il s’insère dans votre document, prêt à être utilisé.

Tableaux à partir de modèles dans Google Documents

2. Insérez une liste déroulante pour sélectionner facilement des éléments

Si vous disposez d’un document dans lequel les détails sont mis à jour au fil du temps, vous pouvez insérer et personnaliser une liste déroulante. Cela vous permet, à vous ou à votre équipe, de choisir l’élément plutôt que de devoir taper, formater ou saisir des informations incorrectes.

Sélectionnez l’onglet Insertion et choisissez « Liste déroulante ».

Liste déroulante dans le menu Insertion

Vous verrez deux listes déroulantes prédéfinies pour l’état du projet et l’état de la révision. Il s’agit des mêmes listes déroulantes que celles utilisées dans les modèles de tableau présentés ci-dessus. Pour afficher les éléments de la liste, passez votre curseur sur le préréglage en question dans la liste. Si vous utilisez un préréglage, vous pouvez le modifier pour l’adapter à vos besoins.

Options de liste déroulante

Vous pouvez également créer votre propre liste en sélectionnant « Nouvelle liste déroulante » dans la boîte des listes déroulantes de documents. Ensuite, nommez la liste, entrez les éléments de la liste, choisissez les couleurs et cliquez sur « Enregistrer ».

Options de personnalisation d’une liste déroulante

3. Ajouter un résumé et un plan pour une vue d’ensemble

Pour donner à vos lecteurs un aperçu de votre document, vous pouvez utiliser les fonctions intégrées de résumé et de plan.

Sélectionnez l’icône Afficher le plan du document en haut à gauche de votre document. Si vous ne la voyez pas, allez dans le menu Affichage et choisissez « Afficher le plan ».

Afficher le plan dans le menu Affichage

Si vous souhaitez inclure un résumé, cliquez sur le signe plus et tapez votre texte.

Section Résumé dans Google Documents

Pour utiliser le plan, formatez les sections de votre document avec des titres. Sélectionnez un titre, allez dans Format > Styles de paragraphe et choisissez un niveau de titre dans le menu déroulant.

Le plan est automatiquement mis à jour pour inclure vos titres. Si vous utilisez différents niveaux de titres, la hiérarchie s’affichera également dans le plan. Vos lecteurs peuvent sélectionner un élément du plan pour accéder directement à la section correspondante de votre document.

Résumé et plan dans Google Documents

4. Inclure une table des matières pour la navigation

Lorsque vous créez un document volumineux ou un manuel, une table des matières peut vous aider, ainsi que vos lecteurs, à naviguer dans le document.

Google Docs propose une fonctionnalité pratique pour insérer une table des matières et la maintenir à jour. Cliquez sur Insertion, puis sur Table des matières, et choisissez l’un des styles proposés dans le menu déroulant.

Styles de table des matières dans le menu Insertion

Comme pour le plan ci-dessus, vous devez formater vos sections avec des titres. Ils s’afficheront ensuite automatiquement dans la table des matières.

Tables des matières dans Google Documents

Lorsque vous ajoutez ou supprimez des sections dans votre document, vous pouvez mettre à jour la table des matières. Sélectionnez la table et cliquez sur l’icône de mise à jour.

5. Donnez un accès rapide aux lecteurs à l’aide de liens

Google Documents étant une application Web, l’utilisation de liens pour permettre à vos lecteurs d’accéder rapidement aux sources, à d’autres fichiers ou à des sites Web est une bonne idée.

Sélectionnez le texte, l’image ou l’objet que vous souhaitez lier et cliquez sur le bouton Insérer un lien dans la barre d’outils ou sélectionnez Insertion > Lien dans le menu.

Bouton Insérer un lien dans la barre d’outils

Vous pouvez ensuite ajouter une URL, choisir un document ou même créer un lien vers un endroit précis de votre document. Cliquez sur « Appliquer » et vous verrez votre élément lié.

Boîte pop-up pour ajouter le lien

Lorsque vous placez votre curseur sur le lien, vous verrez apparaître la puce d’aperçu. Sélectionnez le lien pour l’ouvrir dans un nouvel onglet du navigateur (sauf s’il s’agit d’un emplacement dans votre document).

Aperçu du lien dans Google Docs

6. Utiliser des signets pour accéder à des emplacements du document

Comme indiqué ci-dessus, l’ajout de liens à un document est utile à vos lecteurs. Et comme vous pouvez également créer des liens vers des endroits de votre document à l’aide de cette fonctionnalité, pensez à ajouter un signet.

Vous pouvez avoir un tableau, un nom ou un texte spécifique qui n’est pas formaté comme un titre à inclure dans le plan ou la table des matières. En utilisant un signet, vos lecteurs peuvent accéder directement à cet endroit du document. De plus, vous pouvez copier le lien d’un signet si vous souhaitez le partager dans un e-mail ou une discussion.

Sélectionnez le texte ou l’élément que vous souhaitez mettre en signet. Allez dans l’onglet Insertion et choisissez « Signet ».

Signet dans le menu Insertion

Vous verrez l’icône du signet attachée au texte ou à l’élément. À partir de là, vous pouvez utiliser l’icône de copie pour récupérer le lien et le partager ailleurs si vous le souhaitez.

Texte marqué d’un signet dans Google Documents

Pour ajouter un lien vers le signet dans votre document, suivez les étapes ci-dessus pour insérer un lien. Ensuite, choisissez « En-têtes et signets » en bas du menu contextuel et sélectionnez le signet.

Créez un lien vers le signet

Vous verrez l’élément lié dans votre document. Vous et vos lecteurs n’avez qu’à sélectionner le lien et cliquer sur « Signet » pour visiter cet endroit.

Lien vers le signet dans Google Docs

Que vous utilisiez un tableau pour une apparence épurée, une liste déroulante pour saisir facilement un élément, ou un résumé et un plan pour une vue d’ensemble, ces quelques fonctionnalités de Google Documents peuvent rendre vos documents plus attrayants et utiles pour vos lecteurs.

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