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Prêt à commencer à déléguer ? Google a mis en place la fonction de liste de contrôle dans Google Documents afin de faciliter la gestion des tâches dans votre document. Pour aller de pair avec cette fonctionnalité, vous avez désormais la possibilité d’affecter des éléments à votre liste de contrôle.

Lorsque vous collaborez avec d’autres personnes dans Google Documents, vous pouvez vous assurer que chacun fait sa part. Créez une liste de contrôle de tâches ou d’obligations, affectez-les aux membres de l’équipe concernés, et incluez même des dates d’échéance.

Créer une liste de contrôle dans Google Documents

Tout comme l’utilisation d’une liste numérotée ou à puces dans Google Documents, une liste de contrôle fonctionne de la même manière. Vous pouvez choisir le type de liste et saisir vos éléments de liste ou sélectionner du texte existant et appliquer la liste de contrôle.

Pour lancer une liste de contrôle, sélectionnez le bouton Liste de contrôle dans la barre d’outils ou Format > Puces et numérotation > Liste de contrôle dans le menu.

Bouton Liste de contrôle dans la barre d’outils

Vous verrez votre première case à cocher ajoutée et prête pour votre premier élément de liste. Tapez l’élément de la liste, appuyez sur Entrée ou Retour, puis tapez l’élément suivant jusqu’à ce que votre liste soit complète.

Ajouter des éléments de liste

Si vous avez déjà vos éléments dans le document, vous pouvez aussi les transformer en liste de contrôle. Sélectionnez le texte contenant les éléments que vous souhaitez ajouter à la liste.

Sélectionner le texte d’une liste de contrôle

Cliquez sur le bouton Liste de contrôle dans la barre d’outils ou sélectionnez Format > Puces et numérotation > Liste de contrôle dans le menu.

Bouton Liste de contrôle dans la barre d’outils

Vous aurez alors votre liste de contrôle et pourrez commencer à assigner des éléments.

Affectation des éléments de la liste de contrôle

Une fois que vous avez créé une liste de contrôle dans Google Documents, il est facile d’attribuer des éléments.

Placez votre curseur sur l’élément de la liste que vous souhaitez affecter ou survolez votre curseur à gauche de la case à cocher. Ensuite, cliquez sur l’icône Affecter en tant que tâche qui apparaît sur la gauche.

Sélectionnez le champ Assignataire et choisissez un contact dans la liste. Si vous n’avez pas encore partagé le document avec votre destinataire, vous serez invité à le faire lorsque vous affecterez l’élément.

Destinataire d’une tâche

Si vous souhaitez inclure une date d’échéance, sélectionnez le champ Date et choisissez-en une dans le calendrier contextuel.

Date d’échéance d’une tâche

Sélectionnez « Affecter en tant que tâche » lorsque vous avez terminé.

Bouton « Assigner une tâche

L’icône Google ou l’image de profil de la personne s’affiche à côté de l’élément de la liste de contrôle.

Ce que voit le destinataire

Si vous avez activé Google Tâches pour les personnes de votre domaine, elles peuvent gérer les éléments de la liste de contrôle qui leur ont été attribués dans leur liste de tâches.

Lorsque les personnes avec qui vous partagez le document le consultent, elles peuvent passer leur curseur sur une tâche assignée pour obtenir des détails.

Détails de la tâche assignée

Une fois qu’un destinataire a terminé une tâche de la liste, il lui suffit de cocher la case correspondante, ce qui a pour effet de gratter et de réduire le texte indiquant que la tâche est terminée.

Tâche terminée dans Google Docs

Vous recevrez également une notification par e-mail lorsque les éléments de la liste seront marqués comme terminés.

Modifier ou supprimer une tâche assignée

Vous pouvez modifier le destinataire ou la date d’échéance ou encore supprimer l’affectation de la tâche. Placez votre curseur sur l’icône du destinataire de la tâche pour afficher les détails.

Pour effectuer une modification, sélectionnez "Modifier". Modifiez le destinataire ou la date d'échéance et cliquez sur "Enregistrer".
Pour supprimer l'affectation, sélectionnez l'icône Supprimer (corbeille).

Modifier et enregistrer ou supprimer une tâche

L’attribution de tâches pour les éléments de la liste de contrôle dans Google Documents est un excellent moyen de garder tout le monde sur la bonne voie. Pour en savoir plus, consultez la rubrique « Comment attribuer des tâches dans Google Drive ».

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