Modifier l’hôte dans Google Meet est une opération cruciale pour garantir une bonne gestion des réunions professionnelles ou pédagogiques. Cette fonctionnalité, souvent méconnue, peut impacter la sécurité, le bon déroulement et l’efficacité de vos visioconférences. Selon Google, ce changement ne peut s’effectuer qu’avant la réunion pour le rôle principal, ou en désignant des co-hôtes à tout moment.
Voici comment y parvenir facilement.
À retenir :
- L’hôte principal ne peut être changé qu’avant la réunion via Google Agenda.
- Les co-hôtes peuvent être ajoutés avant ou pendant une réunion.
- La gestion de l’hôte dépend de votre édition Google Workspace.
Transférer la propriété de la réunion via Google Agenda
« La meilleure anticipation pour une réunion, c’est de préparer les droits d’accès. »
Luc Béraud, responsable IT
Changer l’hôte dans Google Meet signifie transférer la propriété de l’événement via Google Agenda. Cette action doit être réalisée avant le début de la réunion.
Étapes pour modifier l’hôte via Google Agenda
- Accédez à Google Agenda depuis votre ordinateur.
- Cliquez sur l’événement concerné dans le calendrier.
- Ouvrez le menu avec les trois points verticaux.
- Sélectionnez « Changer de propriétaire ».
- Entrez le mail de la nouvelle personne désignée.
- Cliquez sur « Changer le propriétaire ».
Le nouvel hôte dans Google Meet recevra une notification par e-mail avec un lien d’acceptation valable 60 jours. Tant que ce lien n’est pas accepté, l’hôte initial conserve les droits.
Ajouter un co-hôte dans Google Meet avant la réunion
Pour renforcer la modération, vous pouvez ajouter un co-hôte dans Google Meet, doté des mêmes contrôles que l’organisateur principal.
Co-hôtes pour une nouvelle réunion
- Créez un événement via Google Agenda.
- Ajoutez vos participants.
- Cliquez sur Options d’appel vidéo.
- Activez « Gestion de l’hôte ».
- Ajoutez les co-hôtes via le champ dédié.
- Enregistrez.
Co-hôtes pour une réunion existante
- Cliquez sur la réunion dans Google Agenda.
- Sélectionnez « Modifier l’événement ».
- Activez la gestion de l’hôte.
- Ajoutez les co-hôtes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter un co-hôte pendant une réunion Google Meet
Si vous avez oublié de définir des co-hôtes avant, il est toujours possible de le faire en réunion.
Procédure en cours de réunion
- Cliquez sur l’onglet « Participants ».
- Trouvez le nom du participant concerné.
- Cliquez sur les trois points à côté de son nom.
- Sélectionnez « Ajouter comme hôte supplémentaire ».
Dès sa nomination, l’utilisateur verra apparaître les contrôles d’hôte dans Google Meet.
Tableau des éditions Google Workspace compatibles avec la gestion des hôtes
| Édition Google Workspace | Co-hôtes disponibles ? |
|---|---|
| Business Standard | ✅ Oui |
| Business Plus | ✅ Oui |
| Essentials | ✅ Oui |
| Enterprise Starter/Essentials/Plus | ✅ Oui |
| Workspace for Education (toutes éditions) | ✅ Oui |
| Workspace Individual | ✅ Oui |
Limitations techniques à connaître
« La puissance des outils numériques est dans la connaissance de leurs limites. »
Pascal Leclerc, analyste fonctionnel
Malgré la souplesse apparente, modifier un hôte dans Google Meet est soumis à des contraintes :
- Impossible de changer l’hôte principal après le début de la réunion.
- Les co-hôtes doivent être présents dans la réunion pour être ajoutés.
- Les salles de sous-commission ne permettent pas de modifier les rôles.
- Les rapports de réunion sont envoyés uniquement à l’hôte principal.
- Les co-hôtes ne peuvent pas reconfigurer la gestion des hôtes si celle-ci est désactivée.
Et vous, avez-vous déjà eu besoin de modifier un hôte dans Google Meet ? Partagez votre expérience en commentaire et faites-nous part de vos astuces de gestion de réunion !